E-mail dan Web mail

  

A. Mengenal E-mail dan Web mail

Mengenal E-mail

E-mail adalah aktivitas online yang paling popular di kalangan para pengguna internet baik Anda yang menggunakannya hanya untuk sekadar berkomunikasi atau yang bekerja di rumah atau pun yang bekerja di kantor. Hal ini menciptakan peluang bisnis yang besar bagi perusahaan kecil maupun besar. Para pemasar dapat menggunakan email untuk tetap berada di depan dengan para kastemer maupun prospeknya.

Apa Itu Email ?

E-mail adalah surat elektronik yang penggunaannya sekarang didukung oleh 3 jenis protokol internet, yaitu Post Office Protocol yang disebut juga sebagai POP, Internet Mail Access Protocol disebut juga IMAP, dan yang ketiga adalah Simple Mail Transfer Protocol yg disebut SMTP.

Mengenal Webmail

WebMail adalah salah satu fasilitas default pada web hosting Anda. Kegunaannya adalah untuk mengoperasikan e-mail account (membaca / menerima, mengirimkan, menghapus, membuat address book, dll) yang sudah Anda buat melalui cPanel. WebMail sesuai digunakan apabila :

• Alamat e-mail Anda harus bisa diakses beberapa orang sekaligus. Misalkan e-mail kontak utama perusahaan dimana terdapat beberapa orang yang dapat mengakses dan menjawab e-mail yang masuk
• Anda tidak selalu menggunakan komputer pribadi dalam mengakses e-mail, karena WebMail tidak butuh software apapun kecuali browser dan data – data e-mail yang masuk tersimpan di server hosting, bukan di komputer Anda

Selain menggunakan WebMail, terdapat cara lain untuk mengakses e-mail Anda yakni menggunakan e-mail client pilihan Anda seperti Outlook, Thunderbird, Apple Mail, dll.

Silahkan simak artikel tentang perbandingan mengakses e-mail menggunakan WebMail dibandingkan dengan jika menggunakan e-mail client.

  1.  Mailbox Fisik dan Logik

Pada umumnya, bentuk kotak surat adalah suatu kotak yang di beri lubang memanjang seukuran amplop surat dan di kunci oleh pemiliknya. Dengan demikian, surat anda akan aman dan tidak akan di curi oleh orang lain.

            

Berdasarkan penjelas diatas, Ray Tomlinson meniru cara kerja kotak surat dalam dunia maya, yaitu dengan melakukan percobaan pengiriman data antara dua mesin pada tahun 1971. Percobaan tersebut adalah awal mula dari penemuan e-mail yang popular digunakan saat ini.

           

E-mail adalah akronim dari electronic mail yang berarti surat elektronik. E-mail merupakan suatu cara untuk mengirimkan pesan atau informasi dalam bentuk data elektronik, yang dikirim melalui Internet dari satu computer ke computer lainnya. Adapun untuk menggunakan web mail, anda harus mendaftar terlebih dahulu ke sebuah situs web, misalnya Yahoo Mail atau Hotmail.

            Antara mailbox di kantor pos dan e-mail mempunyai beberapa kesamaan sebagai berikut.

a.       Sarana berkirim surat atau informasi.

b.      Memiliki alamat jelas dan unik.

c.       Kotak surat memiliki kunci, sedangkam e-mail memiliki password atau kata kunci.

Selain itu, mailbox di kantor pos dan e-mail memiliki perbedaan, antara lain sebagai berikut.

a.       Media surat berupa kertas, sedangkan e-mail merupakan media elektronik.

b.      Waktu pengiriman e-mail sampai alamat yang dituju relative lebih cepat daripada surat.

c.       Pengiriman surat harus mengeluarkan biaya dengan membayar perangko, sedangkan layanan e-mail ada yang gratis.

  

   2.  E-mail yang Efektif

E-mail yang efektif adalah panduan anda dalam menulis e-mail secara cepat, singkat, dan mudah dibaca       oleh penerima. Ada beberapa aturan atau etika menulis e-mail yang benar, di antaranya sebagai berikut.

a.       Hindari menulis semua teks e-mail dengan menggunakan huruf kapital. Jika semua teks menggunakan huruf kapital, hal ini mengindikasikan bahwa penulis e-mail sedang marah. Contohnya sebagai berikut. “SAYA MINTA ANDA SEGERA MENGRIMKAN DOKUMEN, SOALNYA PENTING.” Penulisan berita tersebur akan mempunyai makna yang berneda, jika ditulis sebagai berikut. “sayang minta anda segera mengirimkan dokumen, soalnya penting.”

b.      Subject pada e-mail harus diisi, karena pada saat membacanya, penerima akan mengetahui pokok isi e-mail anda. Banyak sekali e-mail yang berisi informasi yang anda tidak inginkan (spam), seperti iklan, diskusi, dan sejenisnya, yang akan masuk ke mailbox anda. Salah satu penulisan e-mail yang baik adalah sebagai berikut.

Dengan hanya melihat Subject saja, aji akan mengetahui bahwa e-mail yang di kirim rani berisi ajakan untuk belajar kelompok.

Oleh karena itu, buatlah e-mail yang langsung pada pokok permasalahannya. Hindari membuat e-mail yang bertele-tele yang akhirnya tidak di baca oleh penerima karena terlalu panjang. Apalagi e-mail tersebut akan di cetak, tentu akan menyebabkan pemborosan kertas. Bagi sebagian orang, alamat e-mail merupakan hal yang pribadi. Jadi, sebaiknya anda tidak senbarangan menyebarkan alamat e-mail seseorang sebelum mengadakan konfirmasi terlebih dahulu.